Egy értekezlet margójára...
sk hu

Értekezletek, meetingek



 

 

Értekezlet

 

Az értekezlet típusai

 

• Tervmegbeszélő, eligazító

Feladata a munkához szükséges információk eljuttatása az érintettekhez, valamint a vezetőség informálása az elért eredményekről vagy határidőkről.

• Problémamegoldó
Valamilyen probléma megoldására hívják össze. Fontos, hogy megoldást keressenek, ne bűnbakot!

• Informáló, tájékoztató
Ezen általában a munkatársakat tájékoztatják a vállalaton belül történt változásokról vagy a vállalatot érintő hírekről. Haszna, hogy elejét veszi a találgatásoknak és az ebből fakadó bizonytalanságoknak.

• Végrehajtó, igazgatósági
Általában arra választják, hogy rendszeresen találkozzanak, és intézzék valamely szervezet ügyeit, például áthelyezések, leváltások, szabályok módosítása tekintetében.

• Motivációs
Csökkenti a munka egyhangúságát, fontos szerepe van a munkatársak jövőképének újraértékelésében vagy felelevenítésében. Egybeköthető az eredmények bemutatásával is.

 

Mire figyeljünk egy értekezlet kapcsán?

 

•  Legyen az értekezletnek konkrét célja, amelynek alapján kidolgozzuk napirendjét.
•  Határozzuk meg a résztvevők megfelelő létszámát !
•  Csak az érintetteket hívjuk meg a megbeszélésre.
•  Készüljünk fel rá előzetesen, és erre a résztvevőket is kérjük meg.
•  Már előzetesen határozzuk meg, hogy kinek milyen feladata lesz az értekezleten.
•  Pontosan kezdjünk, és az előzetesen megtervezett időhöz tartsuk magunkat!
•  Koncentráljunk a probléma megoldására.
•  Ne hagyjuk, hogy a résztvevők feleslegesen hosszan fejezzék ki magukat és az értekezleten éljék ki szereplési vágyukat.
•  Az értekezlet eredményét ne hagyjuk elveszni, későbbi végrehajtására is fordítsunk kellő figyelmet.

 

Mondanivalónkat jobban megjeleníthetjük különböző technikai eszközök alkalmazásával - például flipcharttal, projektorral vagy videóval -, de figyelnünk kell arra, hogy az eszközök kiválasztásánál ne essünk felesleges túlzásokba.

Videokonferencia segítségével egymástól távol levő emberek vehetnek részt ugyanazon az értekezleten, és így használhatják a verbális kommunikáció eszközeit is

A net meeting vagy videókonferencia szabályai némileg kötöttebbek - ezeknél az értekezleteknél fontos, hogy pontosan kezdődjenek, nem illik késni. Általában jelen van egy facilitátor is, aki nemcsak az értekezlet irányításával foglalkozik, hanem azzal is, hogy technikai probléma esetén át lehessen állni más eszközökre.

Időtartama: Maximum 1 óra

 

Állítólag bizonyított tény, hogy az egy órásnál hosszabb megbeszélésen már senki nem tud figyelni, szétcsúszik az egész megbeszélés. Éppen ezért – bár sokszor tényleg nehéz – érdemes szorosan a témánál maradni, az esetlegesen felmerülő más kérdéseket pedig gyorsan lezárni, vagy egy későbbi folytatásban megegyezni. Nagyon sok meeting fordul át napi apróságokról történő csacsogásba, ami kétségkívül kényelmes, de utána az elmaradt munkákat annál gyorsabban kell majd behozni.

Ha mi tartjuk – akár főnökként – az értekezletet, igyekezzünk azt hatékonyan bonyolítani. Ne essünk abba a hibába, hogy mindenféle koncepció nélkül beülünk, hogy majd csak sikerül megoldást találni, előtte osszuk ki a feladatokat, ki milyen anyagokat készítsen elő, sőt a hatékonyság érdekében érdemes azokkal a többieket is előre megismertetni, véleményeztetni – ne a tárgyalóban kelljen az alapoktól elkezdeni.

Aki eltér a tárgytól, udvariasan próbáljuk visszaterelni a beszélgetés eredeti medrébe, az ott és akkor megoldhatatlan problémákra pedig szabjunk ki határidőt, és zárjuk le a témát, felesleges másfél-két órát feszegetni azt, amit úgysem tudunk lezárni. Nem szerencsés az sem, ha úgy megyünk be, hogy „addig innen ki nem jövünk, amíg nincs megoldás” mert ez rendszerint csak valamilyen rossz kompromisszummal végződik, hiszen mindenki szabadulni akar.

 

Mikorra hívjuk össze?

Léteznek olyan időpontok, amikorra megbeszélést összehívni nem a leghatékonyabb. Hétindítóként kedvelt szokott lenni a hétfő reggel 8 vagy 9 óra, ennek az az óriási hátránya, hogy mindenki álmosan pislogva fog üldögélni a székében, nem lesz ideje semmit sem átnézni előtte, így a találkozó megint csak hosszúra nyúlhat, vagy terméktelen lehet. Az ilyen jellegű – értékelő, beszámoltató – megbeszéléseket érdemes inkább hétfőn a kora délutáni órákra tenni, addigra mindenki össze tudja szedni, mi történt az előző héten.

Szintén haszontalan közvetlenül ebédidő elé tenni, ekkor mindenki már csak a menzán rotyogó bablevesre tud majd gondolni, és megint csak a mihamarabbi szabadulás körül fognak forogni a gondolatai. Annyiból azonban hatékony lehet a dolog, hogy sokkal pörgősebb lesz, hiszen senki nem akar ebéd előtt órákat értekezni.

Nem túl jó, sőt nagyon rossz ötlet a péntek délután, vagy többnapos ünnep előtti délutáni órák – ekkor biztosak lehetünk benne, hogy rengeteg „nem érek rá elnézést” jellegű válasz fog érkezni, különösen, ha más vállalatok képviselői is részt vesznek. Pénteken 13-14 óra után már nem nagyon érdemes ilyenbe belekezdeni, valamint hétköznap a munkaidő vége felé sem ildomos meetinget összehívni, különösen, ha azt hosszúra tervezzük.

 

Hányan legyenek?

Ez az egyik legnagyobb csapda, sok értekezleten akár 30-40-en is részt vesznek, ami az interaktivitást nagyban korlátozza, és csak részeredményeket tud hozni. Természetesen lehetnek megfigyelők, szakértők, de ügyeljünk arra, hogy legyenek döntési joggal bíró személyek is, különben ismét csak korlátozott hatékonyságúvá válik a találkozó.

Nagy létszámnál könnyen szétesik az egész, egymás közötti diskurzusok, értekezleten belüli értekezletek alakulnak ki, ami miatt az egész megbeszélés teljesen szét tud esni. Próbáljuk úgy összeválogatni a résztvevőket, hogy csak a téma szakértői, illetve döntési joggal rendelkező (vagy arra felhatalmazott) személyek vegyenek részt rajta.

Jól jöhet a sós aprósüti és egy jegyzőkönyvvezető.

Munkaterületen, nyitott irodában, asztaloknál nem lehet komolyabb megbeszélést tartani, folyton csörög a telefon, ki-be járkálnak, elhívnak embereket – mindenképpen érdemes bemenni egy tárgyalóba, ahol ha hosszabb megbeszélésre készülünk némi aprósüteményt, ásványvizet is érdemes bekészíteni. Szintén nem jó hely az étterem, evés közben kevesen szeretnek munkára koncentrálni.

Amennyiben 1.5 óránál hosszabb a megbeszélés – például egy egész napos workshop – iktassunk be több szünetet, amikor étkezésre és még egyebekre is lehetőség van, és egy hosszabb ebédszünetet. Érdemes időnként összefoglalni az addig elhangzottakat, konkretizálni a meghozott döntéseket, mert a végén senki nem fog emlékezni, ki mit mondott, és miben állapodtunk meg. A jegyzőkönyvvezetést rábízhatjuk a titkárnőre, de akár egy lelkes gyakornokra is.

 

Az értekezletek megszervezéséhez szeretnénk segítséget nyújtani Önnek, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot.

 

Elérhetőségeink:

Best Step s.r.o.

945 01 Komárno

Hradná 2.

( Tiszti pavilon, bejárat oldalról, a park felől )

 

Telefon:

Irodai            : (+421) 35 7778572

Mobil SK       : (+421) 917808879

Mobil HU       : (+36) 30-6175522

 

E-mail:

info@beststep.eu

beststep@beststep.eu